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«Videosorveglianza e Agenti di assicurazione, istruzioni per l’uso»

Il professore e avvocato, Cristiano Iurilli, fa luce sulle novità introdotte dal Garante per la protezione dei dati personali che interessano tutti gli intermediari che fanno uso di telecamere per la sicurezza delle proprie aziende.

Il Garante per la protezione dei dati personali ha fornito dettagli relativamente al tema della videosorveglianza che possono essere d’interesse per tutti coloro i quali ricorrano a questo strumento per la sicurezza delle proprie sedi/agenzie. L’installazione di sistemi di rilevazione delle immagini, infatti, deve tenere conto di una serie di normative (ad esempio, le vigenti norme dell’ordinamento civile e penale in materia di interferenze illecite nella vita privata, o in materia di controllo a distanza dei lavoratori) tra cui anche la disciplina in materia di protezione dei dati personali. In particolare sono stati stabiliti alcuni criteri come la «minimizzazione», l’«informativa per la videosorveglianza» e la «conservazione delle registrazioni». 

ANAPA Rete impresAgenzia ha inviato un’informativa a tutti i propri associati, ma tante sono ancora le incognite per gli Agenti di assicurazione. 

A fare chiarezza ci pensa il professore e avvocato Cristiano Iurilli, esperto del settore e consulente del sindacato guidato da Vincenzo Cirasola.

Professor Iurilli, gli Agenti di assicurazione si trovano a dover affrontare quotidianamente molti oneri al fine di rispettare le regole ed operare correttamente sul mercato, anche per assicurare un elevato livello di qualità dei servizi offerti alla clientela. Tra questi sicuramente importante è quella relativa alla privacy che negli ultimi anni ha richiesto un grande sforzo di adeguamento. Quale impatto, però, ha quest’ultima incombenza?

«L’avvento della normativa a tutela dei dati personali, soprattutto con il GDPR, ha impattato in maniera importante sull’organizzazione e soprattutto sulla cultura aziendale dell’Agente che ha dovuto porre al centro della sua attenzione e dei suoi sforzi il dato personale in modo del tutto rafforzato rispetto al passato, quando le gestione degli adempimenti legati al dato era relegata a mero “adempimento formale”. Oggi il dato influenza il modello organizzativo ed il modello di business nella misura in cui si è dovuta ripensare anche la logica dei rapporti commerciali, di marketing, di gestione dei dati dei propri dipendenti e collaboratori altrettanto interessati da questa disciplina».

Quale ruolo, in questo percorso di adeguamento alle novità e spesso di interpretazione delle regole, ricopre l’attività svolta dal Garante per la protezione dei dati personali, che fornisce periodicamente spunti applicativi importanti?

«Si pensi a quanto accaduto recentemente riguardo al tema della videosorveglianza, d’interesse per tutti quegli associati che ricorrano a questo strumento per la sicurezza delle proprie sedi/Agenzie e che nell’istallare sistemi di rilevazione delle immagini, infatti, devono tenere conto di una serie di normative (ad esempio, le vigenti norme dell’ordinamento civile e penale in materia di interferenze illecite nella vita privata, o in materia di controllo a distanza dei lavoratori) tra cui anche la disciplina in materia di protezione dei dati personali».

Si tratta di uno strumento che dunque può essere utilizzato per presidiare la propria sicurezza senza particolari criticità?

«Come ogni questione che interessi il tema della privacy, si devono sempre tenere in conto tutta una serie di principi e regole, prima fra tutte la cosiddetta  «minimizzazione» che deve fare in modo che l’attività di videosorveglianza sia effettuata nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati riguardo alla scelta delle modalità di ripresa e alla dislocazione  dell’impianto con un utilizzo dei dati comunque pertinente  e non eccedente rispetto alle finalità perseguite. E poi ci sono tutta una serie di strumenti che devono essere approntati».

A proposito di strumenti, quale ritiene sia il principale adempimento per l’Agente?

«Sicuramente al centro dell’attenzione, anche per la videosorveglianza, rimane il tema del diritto dell’interessato (ad es. in cliente che entri nella zona videosorvegliata o del dipendente) ad essere adeguatamente informato. In tal caso, è molto utile l’indicazione fornita dal Garante che ha chiarito come possa essere utilizzato un modello semplificato (esempio un semplice cartello) contenente le informazioni più importanti e collocato prima di entrare nell’area sorvegliata, in modo che gli interessati possano capire quale zona sia coperta da una telecamera».

Ci si domanda spesso cosa accada a queste registrazioni una volta effettuate e soprattutto quanto sia lecito conservarle. Ci sono delle indicazioni anche in tal senso?

«Su questo aspetto possiamo dire che, salvo specifiche norme di legge che prevedano durate determinate, i tempi di conservazione devono necessariamente essere individuati dal titolare del trattamento in base al contesto e alle finalità del trattamento, nonché al rischio per i diritti e le libertà delle persone. Al riguardo, il Garante ha sottolineato che i dati personali dovrebbero essere – nella maggior parte dei casi (ad esempio se la videosorveglianza serve a rilevare atti vandalici) – cancellati dopo pochi giorni e che quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto, tanto più argomentata deve essere l’analisi riferita alla legittimità dello scopo e alla necessità della conservazione. Occorre, anche in tal caso, valutare le singole situazioni che potrebbero richiedere, ad esempio, una tempistica diversa a seconda che la registrazione sia effettuata durante la settimana, per cui potrebbero bastare 24 ore di conservazione piuttosto che durante una chiusura per ferie che, dunque più prolungata, potrebbe portare il titolare dell’agenzia a non accorgersi subito dell’atto vandalico subito: in tal caso è utile che la registrazione si conservi più a lungo per essere fruibile al rientro dalle ferie. Come in ogni aspetto della privacy, occorre una valutazione “sartoriale“ delle singole situazioni ed una capacità di adattamento e costante aggiornamento del generale presidio privacy che, va ribadito, non è statico ma dinamicamente legato alle vicende che interessano il trattamento dei dati».

a cura della Redazione

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